Ley de Protección de Datos Personales
Si eres como yo, probablemente no entiendas de mucho de leyes, en especial de la Ley de protección de datos personales. En las últimas semanas se me dio la tarea de hacer la redacción de un aviso de privacidad, sin pensar mucho lo acepté, después de todo ¿Qué tan difícil puede ser?
El primer paso lógicamente es leer la Ley de Protección de Datos Personales tal cual fue promulgada.
Pronto me encontré nadando en un mar de términos legales que a mi parecer eran bastante ambiguos y no me dejaban muy en claro la manera correcta de redactar dicho documento, lo que si me dejaba muy claro es la importancia de hacer la correcta redacción e implementación de los puntos estipulados en esta ley.
Después de mucho investigar y asesorarme pude redactar los avisos de privacidad, me hubiera gustado que alguien me explicara, cada punto que se debe de seguir para asegurarnos de que se está cumpliendo la ley y de esta forma evitar multas.
Hay empresas especializadas facultadas por la ley para hacerse responsables de los anuncios de privacidad y trata de datos de otras empresas.
Si eres de las personas que prefieren hacer las cosas por si solas, te dejamos esta pequeña guía sobre los puntos que debes cubrir para tener tu aviso de privacidad en orden.
Guía para hacer un aviso de privacidad que cumpla con la Ley de Protección de Datos Personales
1.- Entiende que son los datos personales:
La ley define a los datos personales como cualquier información que haga a una persona identificada o identificable, y a su vez menciona que, son datos personales sensibles aquellos datos que afecten a la esfera más íntima de su titular, como podrían ser estado de salud, preferencias religiosas o sexuales. Estos los encontramos en solicitudes de información, curriculums, historiales médicos, etc.
2.- Designa a una persona responsable de esta información:
Es necesario que se designe a una persona física que se hará cargo de la recopilación y resguardo de esta información. A esta persona se le requiere incluir sus datos de contacto personales junto con los de la empresa.
Puede ser el dueño de la empresa, el tío, el vecino, cualquier persona que tenga asociación con la empresa (hay algunos artículos en la ley que le dan la facultad de contratar a una empresa externa para que preste este servicio, pero es condicionado a que exista un contrato de por medio).
3.- Define donde se guardaran los datos:
Hay dos modalidades para tener archivados y protegidos los datos personales tanto de tus empleados como de tus clientes:
Virtual.- En este caso son todos los datos que sean digitalizados.
Para la protección de estos en necesario tener una computadora o servidor que cuente con medidas de protección suficientes.
Físicos.- Cuando guardamos los datos impresos ya sean CV, formatos llenados a mano, etc.
Es necesario designar un espacio específico dentro de la empresa, ahí se colocará un archivero protegido con llave y estarán almacenados dichos datos.
4.- Redacta tu Aviso de Privacidad Orgánico:
Este es el documento oficial que cumple con todos los requisitos y especificaciones establecidos en la ley de protección de datos personales. En el, debes incluir el tipo de datos que manejas tanto para clientes como para empleados.
También debes colocar como los consigues (pidiéndolos directamente, por medio de formatos que hay que llenar, a través de cámaras de videovigilancia, etc.)
No pases por alto, para qué los utilizas (formar base de datos, con motivos publicitarios, etc.) cómo los proteges y cómo contactar a la persona responsable de estos datos.
5.- Redacta el aviso de privacidad impreso:
Este aviso debe incluir la misma información que el orgánico, pero solo con la información que corresponde a la manera por medio de la cual la consigues.
Estos pueden ser para tu página web, para tus cámaras de seguridad, para el lobby de tu oficina o para el área de trabajo de tus empleados. Claro que cada empresa tiene áreas diferentes donde aplicará este aviso de privacidad.
6.- Imprime y coloca tus avisos:
Es necesario poner los avisos de privacidad en un lugar visible para el cliente y las personas que puedan estar interesados en ellos.
Esta es una pequeña guía basada en mi experiencia, está enfocada en esclarecer algunos de los puntos más importantes de la Ley de Protección de Datos.
Bajo ningún motivo nos llamamos profesionales en el tema. Si te quedó alguna duda por favor busca mayor asesoría.
Si te gustaría que en Axiomacero te asesoremos con el camino a seguir para este proceso, contáctanos.
Escrito por: Mabel Morales.
